Les erreurs de communication, les inexactitudes et les retards sont des problèmes courants lorsque le processus de révision et d’approbation des fichiers se fait par e-mails. De plus, il est difficile de garder une vue d’ensemble et de gérer tous les retours d’information et commentaires entrants, lorsque vous les recevez sous différents formats et via plusieurs canaux.
C’est là que la validation en ligne entre en jeu : elle garantit une communication fluide, un retour d’information clair et des cycles de révision plus rapides afin de respecter les délais du projet. Voyons comment cela fonctionne en détail.
Qu’est-ce que la validation en ligne ?
La validation en ligne est un processus de révision et d’approbation qui vous permet d’obtenir un retour rapide, transparent et précis sur votre travail.
Du partage de votre première version à l’obtention de l’approbation finale, la validation en ligne permet à toute votre équipe d’avoir une vision claire et organisée.
La validation en ligne remplace les traditionnelles discussions de couloirs ou le populaire ping-pong par e-mails. En outre, il permet aux équipes interfonctionnelles de collaborer en douceur avec leurs collègues, leurs clients et leurs partenaires externes.
Avantages de la validation en ligne
La validation en ligne présente une tonne d’avantages uniques, par rapport aux autres canaux et méthodes. Si vous ne savez pas de quoi nous parlons, vous devriez vous plonger dans cette liste d’avantages. Après l’avoir lue, vous saurez pourquoi le changement en vaut la peine.
Délai d’exécution plus rapide
Si vous avez déjà été en charge de projets créatifs, vous savez que le temps est une ressource très rare. Même si tout se passe bien, votre délai sera toujours serré.
Vous ne pouvez donc pas vous permettre de perdre un temps précieux pendant le processus d’épreuvage. En général, les longues chaînes d’e-mails restent sans réponse et vous devez consacrer beaucoup de temps et d’efforts à la recherche des approbateurs.
Une étude de l’INC a révélé que dans les organisations où la communication entre les employés était forte, la productivité augmentait jusqu’à 25 %. Les plateformes de validation en ligne facilitent la communication et la collaboration efficaces entre les équipes.
Par conséquent, ces outils rendent le retour d’information plus clair, plus facile d’accès et réduisent les malentendus. Ainsi, le délai d’exécution est plus rapide et les projets peuvent être achevés dans les temps.
Centralisez tous vos projets
Lorsqu’un projet important se profile à l’horizon, les tâches mineures, telles que la mise à jour du contenu du site ou le remplacement d’images périmées, se perdent dans l’augmentation de la charge de travail. Le nouveau projet accapare toute votre attention et vous ne trouvez pas le moyen de vous organiser.
Une plateforme centralisée peut vous aider à garder la trace de tous vos projets et de leurs dossiers. Le tableau de bord de votre projet vous donne une vue d’ensemble de toutes les tâches en cours, ce qui vous permet de garder facilement une vue d’ensemble.
De plus, en centralisant votre contenu créatif, les commentaires, annotations et approbations sont facilement repérables par tous les décideurs concernés. Par conséquent, lorsque vous disposez de tous vos fichiers en un seul endroit, vous évitez de nombreux problèmes liés à des chaînes d’e-mails longues et confuses.
Assurer la conformité
Nous constatons assez régulièrement que des entreprises ne respectent pas les directives de conformité. L’un des principaux facteurs à l’origine de cette situation est une mauvaise procédure de révision et d’approbation.
Qu’il s’agisse des directives de votre propre marque, des directives sectorielles et juridiques, ou d’un type particulier de formulation à ajouter, les directives de conformité peuvent être déroutantes, accablantes et tout simplement difficiles à suivre.
En améliorant le processus d’examen et d’approbation du contenu créé, votre entreprise peut s’assurer que chaque élément a été approuvé par les principales parties prenantes et répond donc aux exigences. Peu importe que vous produisiez des images, du contenu écrit ou des vidéos.
Améliorer la qualité
Le contenu de haute qualité offre de nombreux avantages aux entreprises, comme le souligne cet article de Hubspot. En plus d’accroître la notoriété de votre marque et d’améliorer sa réputation, un bon contenu suscite la confiance de votre public et génère des prospects plus nombreux et de meilleure qualité.
Grâce à la validation en ligne, il est beaucoup plus facile et rapide de créer un contenu de qualité. Tous les experts peuvent prendre part au processus de révision, laisser et discuter des commentaires, et collaborer sur les éléments marketing. Ainsi, toutes les personnes impliquées peuvent partager leurs commentaires et leurs idées, afin de rendre l’actif le meilleur possible.
Une meilleure collaboration
Selon une étude de l’université du Queens, 39 % des employés estiment que la collaboration entre les membres de leur propre organisation est insuffisante. Mais sans collaboration entre les équipes, les erreurs seront plus fréquentes et il faudra beaucoup plus de temps pour mener à bien les projets.
La validation en ligne facilite grandement la collaboration sur les fichiers numériques, que ce soit avec des collègues, des clients ou des parties prenantes externes. Comme tout le monde travaille sur la même page, la communication sur le contenu est plus facile, plus rapide et plus organisée. Il en résulte une plus grande transparence dans les projets, moins de malentendus et une meilleure collaboration.
Comment fonctionne la validation en ligne ?
La validation en ligne peut être mise en œuvre de manière optimale avec un logiciel de validation en ligne. Ces outils prennent en charge de nombreux types de fichiers différents qui permettent aux utilisateurs de partager, de passer en revue et de laisser des commentaires et des annotations sur des PDF, des conceptions graphiques, des articles de blog, des vidéos ou des projets de sites Web.
Pour illustrer, supposons qu’un producteur vidéo crée un spot pour une campagne de produits spécifiques. Lorsque le graphique est terminé, les parties prenantes, telles que les responsables du produit et du marketing, doivent passer le travail en revue pour s’assurer qu’il répond à toutes les exigences.
Voyons à quoi peut ressembler le processus de validation en ligne pour cet exemple :
1. Partager le fichier avec vos réviseurs
Téléchargez votre vidéo sur un outil de validation en ligne comme Filestage et invitez vos réviseurs. Vous pouvez désormais partager le fichier téléchargé avec les membres de votre équipe et les parties prenantes externes, comme les clients, en ajoutant leur adresse e-mail ou en leur envoyant un lien de révision, via des applications de messagerie comme Slack.
2. Recueillie les réactions et discuter des changements
Une fois le fichier partagé, les réviseurs peuvent y accéder dans leur navigateur et laisser des commentaires et des annotations pour préciser les modifications à apporter. Les commentaires peuvent porter sur n’importe quoi, y compris le texte, les images, le format, la mise en page, la conception, etc.
Les commentaires étant visibles par tous, les réviseurs peuvent également réagir aux commentaires des autres, et discuter des changements et des idées. Cela rend l’ensemble du processus de révision beaucoup plus transparent et facilite le traitement des commentaires contradictoires.
3. Partager les nouvelles versions au même endroit
Une fois que tous les évaluateurs ont laissé leurs commentaires, le créateur de contenu (dans notre cas, le producteur vidéo) peut tout visualiser et commencer à faire des révisions. Cette étape est effectuée quel que soit l’endroit où le fichier a été créé à l’origine.
Si un commentaire n’est pas clair pour le créateur, il lui suffit d’y répondre, et l’évaluateur qui a laissé le commentaire en sera informé. Lorsque toutes les modifications, telles que la composition, la correction des couleurs et les ajustements du design, ont été corrigées, le fichier est enregistré comme une nouvelle version.
Ensuite, vous pouvez télécharger la nouvelle version sur votre outil de validation en ligne. Vos évaluateurs peuvent alors la comparer à la version précédente, côte à côte, pour voir ce qui a changé.
4. Obtenez l’approbation de vos réviseurs
Lors du deuxième cycle de révision, vos évaluateurs peuvent soit laisser plus de commentaires et demander des modifications, soit approuver votre vidéo. Lorsque tous les évaluateurs ont donné leur accord, vous pouvez passer à l’étape suivante de votre projet, ou publier votre travail terminé.
Comment choisir le bon logiciel de validation en ligne pour votre équipe
Si vous souhaitez rationaliser votre processus d’approbation et de révision grâce à la validation en ligne, vous devez trouver le meilleur outil pour vous et votre équipe.
Mais comment choisir le système de validation en ligne le mieux adapté aux besoins de votre équipe ?
Dans la section suivante, nous allons énumérer quelques facteurs décisifs :
Quelles sont les principales caractéristiques des logiciels de validation en ligne ?
Les systèmes de validation en ligne comportent de nombreuses fonctions utiles. Ceux-ci sont spécialement conçus pour offrir des solutions aux flux de travail des équipes de création et de marketing. Nous avons énuméré ci-dessous quelques-unes des principales caractéristiques de la solution de validation en ligne.
Fonctionnalité de révision et d’annotation
Un outil de validation en ligne performant doit disposer de solides fonctions de commentaires et d’annotations, qui permettent à vos réviseurs de laisser des commentaires clairs et précis, directement sur le fichier. Votre plateforme devrait également offrir un outil de dessin pour les conceptions, et des commentaires horodatés indiquant les timecodes pour les fichiers vidéo et audio. C’est important, pour éviter les malentendus et réduire les cycles de révision.
Capacités de flux de travail
Un bon logiciel d’approbation en ligne doit également avoir des capacités de gestion de projet. Cela signifie que vous devez être en mesure de personnaliser les projets et de mettre en place des flux de travail automatisés. Le meilleur logiciel de validation en ligne vous permet de créer des étapes de révision, pour séparer les révisions internes et externes ou les différentes équipes, comme les créatifs ou les juristes. De cette façon, vous pouvez rester concentré pendant que vos projets se rapprochent de la ligne d’arrivée.
Fonctions de collaboration
Les logiciels de validation en ligne permettent aux équipes à distance de collaborer plus facilement que jamais avec leurs collègues, leurs clients externes ou leurs partenaires. Le logiciel permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel dans la section des commentaires (sans créer un fil de discussion compliqué et désordonné). En outre, les évaluateurs peuvent laisser des commentaires sur le même fichier, en même temps, et même mentionner d’autres utilisateurs dans leurs commentaires.
Gestion des versions
Grâce à ses fonctions de contrôle automatique des versions, le logiciel de validation en ligne garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que personne ne modifie accidentellement une ancienne version. Il permet également aux utilisateurs de revenir en arrière et de vérifier les versions précédentes et les commentaires, à tout moment.
En outre, les fonctions de comparaison des versions permettent aux utilisateurs et aux réviseurs de comparer deux versions d’un fichier, côte à côte. Tout au long du projet, ils peuvent voir ce qui a changé et si tous les commentaires ont été correctement mis en œuvre.
Types de fichiers pris en charge
Assurez-vous que votre plateforme d’épreuvage comprend un service de partage de fichiers approprié. Cela peut être plus qu’ennuyeux si vous découvrez par la suite que certains types de fichiers ne sont pas pris en charge. Même si votre équipe ne produit pas actuellement certains éléments, comme des vidéos, vous devez vous assurer d’être bien préparé pour l’avenir.
Sécurité
Si votre équipe marketing produit du contenu confidentiel, vous devez vous assurer que le prestataire de services de validation en ligne que vous utilisez ait mis en place une solution d’entreprise avec des normes de sécurité élevées.
Des normes de sécurité élevées empêchent les fuites et assurent une communication sécurisée entre vos coéquipiers et vos partenaires externes, grâce à la plateforme de validation en ligne.
Outre la sécurité générale, les outils de validation en ligne comportent souvent d’autres fonctionnalités, afin de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder à vos fichiers et les consulter. Pour ce faire, vous pouvez définir des mots de passe pour la révision des fichiers et vérifier les adresses électroniques de vos réviseurs.
Intégrations
Les intégrations permettent d’utiliser la plateforme avec d’autres outils, tels que Google Drive, Dropbox ou Asana. Même si, pour l’instant, vous ne voyez pas la nécessité d’intégrer d’autres outils, tôt ou tard, le moment viendra où vous voudrez combiner toutes les solutions logicielles sur une seule et même plateforme.
Les capacités d’intégration sont également utiles lorsque votre client insiste pour utiliser certains outils.
Fixation des prix
Si la structure tarifaire d’une plateforme de validation en ligne est purement basée sur le nombre de comptes enregistrés, le logiciel deviendra trop cher, une fois que votre entreprise se développera.
Par exemple, si les réviseurs n’ont pas besoin de leur propre compte pour laisser des commentaires ou peuvent même avoir un compte gratuit, vous pouvez éviter de nombreux coûts. Par conséquent, assurez-vous que la structure tarifaire du logiciel soit flexible et puisse s’adapter à l’évolution de vos besoins.
Facilité d’utilisation
Ce logiciel n’est pas seulement destiné à vos créatifs et à vos chefs de projet. Il s’adresse aux réviseurs de toute l’entreprise, de l’équipe de direction au service juridique. Par conséquent, l’accès à l’outil doit être explicite et l’interface doit être intuitive.
Chaque nouvelle partie prenante devrait pouvoir utiliser l’outil et laisser un commentaire en quelques clics seulement. Parce que le fait de devoir les guider à travers toutes les étapes serait trop lourd et prendrait trop de temps.
Qui utilise la validation en ligne ?
L’un des grands avantages du logiciel de validation en ligne est qu’il peut être utilisé par une grande variété d’équipes, sur un large éventail de types de projets. Ils englobent tout, des conceptions et des illustrations aux vidéos, des documents PDF aux audios, et des sites Web en direct au contenu interactif. Ci-dessous, nous allons explorer plus en détail certains cas d’utilisation réels.
Les équipes de marketing (marques et agences de publicité)
La validation en ligne est utilisé par les équipes de marketing de toutes tailles, des marques individuelles aux grandes agences, pour partager et recevoir des commentaires sur toutes sortes de supports marketing.
Sans un processus clair de révision et d’approbation, il serait presque impossible de créer et de gérer une énorme quantité de contenu.
Étant donné que les agences et les équipes de marketing traitent différents projets et campagnes, elles utilisent la validation en ligne pour les textes écrits, les sites Web, le contenu interactif, les publicités, les affiches, les messages sur les réseaux sociaux, les ressources numériques, les vidéos, etc.
Le contenu du site web étant un élément impératif de la plupart des campagnes de marketing, prenons cet exemple. En général, chacune de ces pièces de contenu numérique sera créée par une personne responsable de l’équipe. Ils partageront ensuite leurs ébauches sur une plateforme centralisée afin de recueillir les commentaires de leurs collègues ou clients.
À ce stade, les concepteurs web peuvent voir comment les différents éléments fonctionnent ensemble, ce qui est réussi, ce qui ne convient pas, et repérer toute zone du site web qui n’est pas conforme à la marque.
Le retour d’information de toutes les parties prenantes est important pour garantir que chaque élément des pages web est conforme à la marque, de haute qualité, et s’adresse avec succès au public cible. Après chaque tour de table, les créateurs responsables peuvent apporter des modifications, jusqu’à ce que tout le monde soit satisfait et que le rendu soit approuvé.
Équipes de création et de conception
Avec l’aide des logiciels de validation en ligne, la conception et la collaboration avec les médias sont révolutionnées. Ces outils permettent aux équipes de création de produire des designs et des illustrations plus rapidement et avec une qualité supérieure.
Dans un premier temps, les équipes de création et de conception doivent s’assurer que tous les membres de l’équipe soient pleinement conscients du briefing (en particulier lorsqu’ils travaillent avec des clients). Ensuite, une fois le projet terminé, les équipes de création et les graphistes peuvent partager leur travail avec toutes les parties prenantes concernées, en un seul endroit.
Désormais, les collègues ou les clients peuvent l’examiner et laisser des commentaires et des annotations clairs, directement sur le dessin. De plus, ils peuvent discuter de leurs réactions avec d’autres personnes en temps réel. Cela réduit considérablement les malentendus, améliore la collaboration et accélère les cycles de révision.
Avec un retour d’information clair, les créatifs peuvent modifier la conception pour qu’elle corresponde exactement aux exigences ou aux attentes des clients. Après la révision, ils peuvent télécharger la nouvelle version sur la plateforme, pour obtenir d’autres réactions ou l’approbation finale.
Producteurs vidéo
La production vidéo est un processus qui nécessite une énorme implication des membres de l’équipe, qui se spécialisent dans un éventail stupéfiant de disciplines.
Lorsque vous travaillez dans le domaine de la production vidéo, une vidéo devra être examinée par des scénaristes, des réalisateurs, des monteurs et d’autres intervenants investis. Il est également probable que cela implique le partage, la vérification et le re-partage de fichiers vidéo, de plans de contenu, de scripts et de fichiers audio.
Le principal avantage des outils de validation en ligne pour les vidéos est qu’ils permettent aux utilisateurs de laisser des commentaires horodatés, directement sur la vidéo. Cela permet aux réviseurs de la vidéo de laisser des commentaires très clairs et précis qui ne laissent aucune place à une mauvaise interprétation.
Mais il y a aussi d’autres avantages majeurs. Avec un logiciel de validation en ligne, tous ces fichiers volumineux peuvent être téléchargés et partagés sur une seule plateforme basée sur le cloud. Cela permet de sécuriser les fichiers et de permettre à différents utilisateurs d’y accéder de n’importe où.
Comme tous les réviseurs laissent leurs commentaires sur le même fichier, il n’est pas nécessaire de consolider les commentaires provenant de différents canaux. De plus, les évaluateurs peuvent collaborer sur la vidéo et se mentionner mutuellement dans la section des commentaires, s’ils souhaitent obtenir l’avis ou la contribution des autres.
Pour les producteurs de vidéos, la fonction de contrôle automatique des versions garantit que toutes les versions sont organisées de manière claire et que les versions périmées sont mises en évidence. En outre, il permet à toute l’équipe de comparer les versions entre elles, pour voir ce qui a été modifié exactement.
Rédacteurs
Qu’ils fassent partie de l’équipe interne d’une entreprise ou qu’ils travaillent en free-lance avec différents clients, les logiciels de correction en ligne sont un outil essentiel pour les rédacteurs.
Du point de vue d’un rédacteur, les caractéristiques les plus importantes sont la plateforme cloud, la fonctionnalité de partage, la possibilité de laisser des commentaires et de suivre les modifications.
Grâce à ce logiciel, les rédacteurs peuvent facilement partager leur travail avec leurs clients ou leur équipe, en une seule fois. Ensuite, tous les commentaires du cycle de révision peuvent être stockés dans un seul document. Le rédacteur peut voir les modifications suggérées, puis utiliser des listes de tâches créées automatiquement pour cocher les commentaires résolus.
Photographes
Les photographes sont un autre exemple de groupe créatif qui peut tirer d’énormes avantages des logiciels de validation en ligne.
Pour les photographes, l’une des meilleures fonctionnalités du logiciel de validation en ligne est constituée par les outils d’annotation précis, qui encouragent les relecteurs à laisser des commentaires clairs et exploitables.
Grâce à une solution de validation en ligne, les photographes peuvent télécharger leurs ressources créatives sur une plateforme centralisée. Les examinateurs peuvent ensuite utiliser les outils d’annotation pour indiquer les zones spécifiques de la photographie à modifier.
Cette fonction est parfaitement adaptée au travail créatif des photographes, car elle permet aux réviseurs de suggérer des modifications sur des détails infimes ou très spécifiques, tels que les ombres ou les points d’exposition.
Finissons-en.
La validation en ligne simplifie le processus d’échange de commentaires sur les fichiers avec des collègues ou des clients. Il permet à tous les membres de l’équipe de travailler en collaboration et simultanément sur un fichier, ce qui harmonise l’ensemble du projet et augmente la productivité.
Il est donc temps de trouver le bon outil de validation en ligne pour votre équipe, afin d’améliorer la qualité du contenu et d’accélérer votre flux de travail.
