Ya sea que esté remodelando su baño, trabajando en la construcción de un producto de varios pasos con su equipo de diseño, organizando un proyecto de investigación de la universidad, o simplemente averiguando cómo programar su semana, sin duda se ha encontrado rascándose la cabeza de vez en cuando al tratar de averiguar cómo empezar.
En todas estas situaciones, el diseño y la aplicación de un flujo de trabajo coherente pueden ayudarle a llevar su proyecto hasta el final, con la máxima eficacia y la mayor probabilidad de éxito.
1. ¿Qué es un flujo de trabajo?
Tal vez parezca una palabra de moda, pero un flujo de trabajo es una herramienta útil cuando se crea cuidadosamente y se ejecuta en su totalidad. Un flujo de trabajo es una representación visual de un proceso de varios pasos que requiere decisiones, direcciones variables y un resultado que se basa en un objetivo inicial. Los flujos de trabajo le ayudan a organizar y documentar todos los pasos necesarios para no perder el rumbo y mantenerse centrado durante todo el proceso.
Los flujos de trabajo suelen estar presentes en un entorno de fabricación de productos, pero también son frecuentes en la mayoría de las situaciones profesionales. Además, los flujos de trabajo son útiles para organizar la mayoría de los aspectos de la vida, ya sea personal o profesional.
Los flujos de trabajo pueden utilizarse para organizar y agilizar la consecución de los objetivos financieros. Por ejemplo, pueden utilizarse para establecer y coordinar un nuevo proceso de atención al cliente en una empresa minorista en crecimiento. También pueden servir para planificar sus próximas vacaciones. Siempre que te sientas atascado y abrumado por la complejidad de un problema, un flujo de trabajo puede ayudarte a desatascarte y a seguir avanzando.
2. Cómo crear un flujo de trabajo que agilice sus tareas
A la hora de crear un flujo de trabajo, las tres preguntas más esenciales que hay que responder son:
- ¿Qué estamos produciendo?
- ¿Quién es responsable de cada parte de un flujo de trabajo?
- ¿Cuánto tiempo durará cada paso?
Para responder a estas preguntas, tendrás que seguir los siguientes pasos:
1. Identificar el objetivo.
Lo primero que tendrá que hacer es identificar exactamente a qué quiere que se parezca el resultado de su flujo de trabajo, ya sea un producto, un servicio o una solución digital. De este modo, podrá crear una visión clara de su objetivo. Si el flujo de trabajo está basado en el equipo, involucre a todas las partes interesadas en la identificación del objetivo, para que todos estén en la misma página. A continuación, pon el objetivo por escrito.
2. Determine los parámetros del flujo de trabajo.
Tendrás que decidir hasta dónde quieres que llegue tu flujo de trabajo. ¿Su objetivo es representar visualmente los elementos básicos que no deben faltar, para que usted y su equipo puedan mantenerse en el camino? O bien, ¿intenta documentar todos los detalles para que los recién llegados tengan una orientación clara y puedan empezar a contribuir al proyecto de forma más eficiente? Si se trata de un proyecto en grupo, el alcance del flujo de trabajo dependerá de ti y de tu equipo.
3. Enumere todos los pasos que debe dar para lograr el objetivo.
Este paso puede ser el que más tiempo le lleve, pero le ayudará a separar todos los pasos necesarios de los que no son relevantes y no contribuyen al resultado deseado. Al hacer la lista, asegúrate de que los pasos están en el orden más eficaz.
4. Audite su flujo de trabajo.
Una vez que haya creado una plantilla para su proyecto, revise cada paso del proceso en busca de redundancia y relevancia. Para que el flujo de trabajo sea lo más eficiente posible, cada paso del flujo de trabajo debe ser válido y valioso. Si examina todas las partes del flujo de trabajo antes y después del proyecto, podrá racionalizar el proceso general y maximizar su eficacia.
5. Crear una guía con flechas de dirección
En otras palabras, cualquier decisión que tome constará de dos posibles resultados direccionales. Un “Sí” significa que el flujo de trabajo continúa en una dirección hacia el objetivo final, y un “No” significa que el flujo de trabajo toma un camino diferente, probablemente un bucle de vuelta a una ubicación anterior.
Por ejemplo, una línea de producción podría representarse con varios rectángulos que indiquen un proceso diferente en la línea. Una forma de diamante podría representar una decisión que el departamento de control de calidad debe tomar sobre la producción. Si el producto no está a la altura, las flechas llevarán a un lugar del flujo de trabajo donde se puede reiniciar el proceso. Sin embargo, si el producto es aceptable, el movimiento puede continuar a lo largo del flujo de trabajo hasta el objetivo final.
6. Considerar las variables
Los flujos de trabajo son documentos vivos que pueden adaptarse a sus necesidades mientras las necesite. Más allá de las formas básicas que representan direcciones, procesos, decisiones y productos, un flujo de trabajo es altamente personalizable, según el proyecto exacto.
Puede utilizar diferentes colores o patrones para servir a varias personas del equipo que son responsables de un paso concreto del flujo de trabajo. También puede hacer que el flujo de trabajo sea tan detallado o tan sencillo como desee. Se pueden insertar nuevas acciones y eliminar las actividades que ya no son relevantes.
7. Determinar el marco temporal
Es posible que esté creando un flujo de trabajo para un procedimiento existente que necesita ser documentado para poder compartirlo con otros. Otra posibilidad es que intente definir un proyecto completamente nuevo con un flujo de trabajo. En cualquier caso, tendrá que determinar cuánto tiempo debe llevar cada proceso o decisión dentro del marco general del flujo de trabajo.
Si no sabes cómo vas a utilizar un flujo de trabajo al principio, puedes dejarlo en blanco y volver a él después de haberlo revisado la primera vez. También puede estimar el tiempo que debería llevar cada paso y hacer modificaciones a partir de ahí.
3. Plantillas de flujo de trabajo que puede empezar a utilizar hoy mismo
Si no te apetece reinventar la rueda y crear un nuevo diagrama de flujo de trabajo, hay varias plantillas de flujo de trabajo gratuitas disponibles en línea que puedes modificar a tu antojo, según tus necesidades individuales.
Algunas plantillas son tan sencillas como diagramas de flujo en blanco y negro. Otros se completan con procesos de decisión ilustrados llenos de color y movimiento. Sin embargo, todos ellos incluyen un sentido de la dirección que está destinado a llevarte de principio a fin.
También hay plantillas disponibles para géneros específicos. Por ejemplo, puede encontrar flujos de trabajo basados en servicios y flujos de trabajo para el procesamiento de datos, la gestión de documentos, el diseño de sitios web, la gestión de servidores, los recursos humanos, el comercio electrónico y la traducción. Aquí hay una lista de sitios útiles que ofrecen plantillas de flujo de trabajo personalizables:
Selección de plantillas de flujo de trabajo útiles de Edraw
Plantilla de diagrama de flujo de trabajo por 24Slides
Diagramas de flujo de trabajo de Lucidchart
Plantillas de diagramas de flujo de trabajo de SmartDraw
4. Más de 3 ejemplos de flujos de trabajo útiles
Los flujos de trabajo vienen en una variedad de formatos, formas y colores. Pueden contener formas y colores sencillos que delimiten las posibles acciones y los responsables, o pueden presentar iconos individuales para identificar cada paso del proceso. Los flujos de trabajo pueden ser pequeños y precisos, o grandes y complicados.
Pueden presentarse en forma de gráfico o de lista de tareas ampliable. Siempre que representen el qué, el quién y el cómo de cada proceso o decisión implicada, los flujos de trabajo pueden agilizar y organizar eficazmente su proyecto.
Ejemplo 1: Flujo de trabajo para una respuesta a un incidente
Los planes de respuesta a incidentes son muy comunes en forma de flujos de trabajo. Independientemente de quién sea o de la frecuencia con la que se encuentre en la situación, cada paso que dé el interviniente debe estar claramente definido, de modo que se cubran todas las bases de la respuesta.
(Fuente de la imagen: Integrify)
Las formas básicas se utilizan a menudo en los diseños de flujo de trabajo estándar. En este ejemplo de Integrify.com, un óvalo representa el inicio del flujo de trabajo, un rectángulo representa un proceso que se ha llevado a cabo, los hexágonos representan las decisiones que deben tomarse durante el flujo de trabajo y un círculo representa el proceso final. En este ejemplo, las flechas representan la relación direccional entre dos pasos del proceso.
Ejemplo 2: Flujo de trabajo de contratación
Algunos flujos de trabajo pueden ser muy detallados, como este flujo de trabajo de contratación por cortesía de Edrawsoft.com. Este flujo de trabajo en particular tiene seis preguntas diferentes, y cada resultado lo pone en un camino diferente en el flujo de trabajo.
Por muy detallado y bien organizado que esté este flujo de trabajo, cada paso es un proceso sencillo que casi hace que la contratación de un nuevo empleado sea un proceso “plug and play”. Esta plantilla en particular es un bello ejemplo de una manera de tomar un proceso complicado y agilizarlo para cualquier persona en un departamento de recursos humanos que sea responsable de la contratación de nuevos empleados.
(Fuente de la imagen: Edraw)
Ejemplo 3: Flujo de trabajo para un proceso de solicitud de compra
En la mayoría de las empresas, las solicitudes de compra involucran a múltiples personas y departamentos con muchas variables, especialmente si esas compras son artículos de alto valor. Un flujo de trabajo sencillo puede ayudar al comprador a seguir el proceso y a manejar expectativas realistas sobre su aprobación y sus plazos.
Este flujo de trabajo, cortesía de IBM, muestra el inicio de la solicitud de compra: la aprobación del supervisor. Si se aprueba la compra, el flujo pasa a una de las dos vías, en función de si la compra está por encima o por debajo de un importe concreto. A partir de ahí, sigue un sinfín de posibles vías antes de terminar su curso.
(Fuente de la imagen: IBM)
5. ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo? (incl. 3+ Ejemplos)
A menudo, los flujos de trabajo sofisticados incluyen muchos pasos diferentes que dan lugar a mucho trabajo manual. La automatización del flujo de trabajo le ayuda a encontrar posibles ineficiencias y a automatizar estos subprocesos. Los tipos de tareas que se automatizan pueden ser diferentes. A menudo, las tareas repetitivas, como la creación de archivos, la documentación de procesos o el envío de mensajes manuales, pueden ser realizadas fácilmente por un software de flujo de trabajo.
Veamos algunos ejemplos que explican cómo se pueden mejorar y automatizar los flujos de trabajo existentes.
Ejemplo 1: Garantizar la calidad del proyecto
Para lograr una alta calidad, es necesario que varias personas organicen reuniones entre sí y comuniquen las solicitudes de cambio.
Flujo de trabajo común:
- Usted envía un correo electrónico con la petición “Por favor, dé su opinión” a varios clientes.
- Un colega le cita en su agenda para discutir el proyecto de forma individual.
- Otro compañero de trabajo responde por correo electrónico.
- Un tercer compañero de trabajo se acerca directamente a tu mesa y te da su opinión verbalmente.
Flujo de trabajo utilizando un software de flujo de trabajo como Filestage:
Envías un enlace del proyecto a tus compañeros de trabajo para que lo revisen. Recibirás un conjunto de opiniones de varias personas en una sola plataforma. Como todo el mundo puede ver los comentarios de los demás, se pueden captar ciertos puntos y los malentendidos tienen la oportunidad de aclararse.
Ejemplo 2: Recibir comentarios creativos contradictorios
Recibe una respuesta contradictoria, que se ha adjuntado a un correo electrónico como comentario en un archivo PDF.
Flujo de trabajo común:
- Llamas a tu interlocutor y le explicas que un compañero de trabajo no está de acuerdo con un punto determinado.
- Su cliente discute el asunto con su compañero de trabajo.
- Te llama de nuevo.
- Después de encontrar las solicitudes de cambio pertinentes, explica la situación por correo electrónico de la forma más diplomática posible.
Flujo de trabajo utilizando un software de flujo de trabajo como Filestage:
Todos los miembros del cliente pueden ver los comentarios de los demás y corregirse mutuamente.
Ejemplo 3: Comunicar los objetivos semanales
La administración de los objetivos semanales te hace perder mucho tiempo porque tienes que discutir todo con tu jefe de equipo, Nik. Y hay que organizar reuniones para discutirlas.
El esfuerzo aumenta para el jefe de equipo, ya que se encarga de recoger, transmitir y adaptar la información.
Flujo de trabajo común:
- Cada miembro del equipo envía un correo electrónico a Nik con la estructura dispuesta. La hora límite es el lunes a las 11 de la mañana.
- Nik espera a recibir el plan semanal completo y añade sus notas.
- Después, agrupa todos los objetivos semanales y envía un correo electrónico a todo el equipo.
- Además, reenvía este correo a su supervisor.
- El viernes, todo el equipo se reúne durante una hora para discutir sus objetivos semanales.
Flujo de trabajo utilizando un software de flujo de trabajo como Asana
Todos los miembros del equipo añaden sus tareas más importantes al proyecto Kanban llamado “Objetivos Semanales”. De este modo, todos tienen una visión general de la semana anterior y de todas las tareas realizadas en el pasado. Si hay alguna duda, puedes comentar directamente las tareas en Asana.
6. Mejor software de flujo de trabajo
Afortunadamente, existe un número importante de herramientas de creación de flujos de trabajo basadas en la web y descargables, a las que es fácil acceder. Muchas empresas de software especializadas en flujos de trabajo ofrecen una versión gratuita o de prueba de su producto. Aquí hay algunas opciones excelentes:
Monday
Monday es una herramienta de gestión gratuita que te permite crear tantos flujos de trabajo como necesites, en forma de tableros de proyectos, tableros privados y tableros compartidos. Las tareas se organizan en líneas llamadas pulsos. Estos pulsos se organizan visualmente en una línea de tiempo dinámica que puedes editar a tu antojo, incluyendo el estado del proyecto, sus costes estimados y la persona responsable.
Filestage
Con un flujo de trabajo Filestage, puedes gestionar tu trabajo creativo de forma multidimensional. Si estás trabajando en un producto digital específico (ya sea una foto, un vídeo, una ilustración, una campaña publicitaria, el diseño de un sitio web o la producción de un software), puedes subir tu proyecto y establecer los parámetros del flujo de trabajo a través de Filestage.
Una vez que hayas subido tu trabajo, puedes designar colaboradores para que lo comenten, revisen, discutan o aprueben. Así podrás comprobar el progreso del proyecto en tiempo real, y tus colaboradores ni siquiera tienen que tener una cuenta en Filestage.
Asana
Asana es un software que gestiona tus proyectos y tareas al mismo tiempo. Te ayuda a crear y delegar tareas, establecer plazos y escribir comentarios. Además, se le notifica el progreso actual de su proyecto. Además de ahorrarte mucho tiempo, siempre estarás al día y tu equipo podrá trabajar de forma más productiva.
Otros programas de gestión de flujos de trabajo que puede consultar:
WorkflowGen – Un software de flujo de trabajo que puede utilizarse para digitalizar y optimizar sus procesos empresariales actuales.
Nintex – Un sistema de gestión de flujos de trabajo que le ayuda a manejar y automatizar todos sus procesos de negocio.
JIRA – Una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza sobre todo en los equipos de desarrollo ágil.
Accelo – Un sistema de automatización de operaciones que permite centralizar todo el trabajo para los clientes.
Zoho Creator – Un software que le permite crear aplicaciones empresariales individuales basadas en sus flujos de trabajo para su empresa.
Pipefy – Una herramienta de flujo de trabajo que le ayuda a crear y gestionar sus diferentes procesos en todos sus departamentos.
PandaDoc – Un software de gestión de documentos que le permite agilizar su flujo de trabajo de ventas.
7. Cómo crear un flujo de trabajo con Filestage
El flujo de trabajo de revisión ágil de Filestage está pensado para agilizar la forma de comunicar y ver las revisiones internas y externas. Le permite tener múltiples pasos de revisión en los que puede gestionar quién puede acceder a los diferentes archivos y comentarios.
A continuación se explica cómo crear su primer flujo de trabajo en Filestage:
1. Inscríbete en una prueba GRATUITA.
2. Acceda a su espacio de trabajo Filestage.
3. Cree un nuevo proyecto y una nueva carpeta de la que formará parte el nuevo proyecto.
4. Arrastre y suelte los archivos del proyecto en la interfaz de usuario de Filestage (o haga clic en Cargar archivo y elija el archivo correspondiente). Encontrará su archivo de proyecto en la parte izquierda y una sección que contiene todos los archivos en la parte derecha.
6. Añada más pasos de revisión si su flujo de trabajo de revisión y aprobación consta de diferentes niveles (como revisión interna y externa). De este modo, podrá reconstruir completamente sus flujos de trabajo de retroalimentación existentes.
7. Puedes invitar fácilmente a personas a ser revisores de un solo paso de revisión seleccionando la silueta humana verde junto a la palabra revisores y luego escribiendo la dirección de correo electrónico.
8. Para revisar un archivo, simplemente haga clic en él en el sitio del proyecto. Después, podrás dejar comentarios. Para dejar un comentario, haga clic en cualquier parte del archivo mostrado. Estos puntos pueden ajustarse arrastrándolos y soltándolos donde quieras.
Cuando invitas a personas a ser colaboradores, éstas pueden añadir archivos adjuntos y editar directamente el archivo según sea necesario. Todo el trabajo se realiza dentro del navegador y está protegido por un cifrado SSL de 256 bits.
Puede encontrar más información sobre el flujo de trabajo de revisión ágil en nuestro centro de ayuda.
8. Por qué debe utilizar los flujos de trabajo
Tanto si utiliza la comodidad de una herramienta de creación como si diagrama un flujo de trabajo usted mismo, los resultados de crear e implementar uno son:
- Aumento de la eficiencia
- Reducción de los residuos
- Una dirección más clara
- Organización sostenible
Estos resultados se producen tanto si su proyecto es un trabajo creativo de una sola persona como si se trata de un complejo ciclo de producción con varios equipos.
