Los calendarios de los proyectos son esenciales para garantizar que su proyecto sea transparente y esté bien planificado. A fin de cuentas, esto puede tener un impacto significativo en la repercusión de su trabajo. ¿Te preguntas cómo crear un calendario de proyectos? Aquí tiene todo lo que necesita saber.
¿Qué es un calendario de proyectos (y por qué es tan importante)?
En pocas palabras, una línea de tiempo del proyecto sigue el orden cronológico de los acontecimientos. Estos calendarios permiten a los equipos comprender un proyecto de un solo vistazo, manteniendo a todos informados y alineados en cada etapa del proyecto.
El calendario se compone de una serie de tareas, cada una de las cuales tiene una fecha de vencimiento y una duración. También se puede crear el vínculo entre esas tareas, lo que ayuda a revelar las dependencias y a adelantarse a los posibles bloqueos.
Es fundamental disponer de un calendario preciso del proyecto. Da forma a todo el proyecto, indicando qué tareas deben completarse en cada fase y qué hitos importantes deben cumplirse a lo largo del camino.
Los gestores de proyectos deben desarrollar sus habilidades cuando se trata de crear un calendario de proyectos exitoso. Deben comprender los datos que necesitan, cómo deben visualizarse y la herramienta que se utilizará para compartirlos con el resto del equipo.
Otra capacidad fundamental es el mantenimiento y la gestión del calendario del proyecto una vez creado.
Un cronograma de proyectos exitoso ayuda a mantener un equipo productivo y comprometido que trabaja en conjunto hacia un objetivo común para aprovechar el éxito. Por otro lado, un calendario inadecuado puede provocar confusión, incumplimiento de plazos, pérdida de costes y clientes insatisfechos.
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Cómo crear un cronograma del proyecto (paso a paso)
Ahora que tenemos una mejor comprensión de lo que está en juego, vamos a ver más de cerca cómo hacer una línea de tiempo del proyecto. Esto es todo lo que necesitas saber para hacer tu propia línea de tiempo del proyecto.
1. Comprender el alcance de su proyecto
Como gestor de proyectos de marketing, su proyecto comenzará con un informe. Para asegurarse de que la línea de tiempo de su proyecto florezca de forma saludable, debe cuidar bien estos cimientos.
Es necesario que entiendas claramente el encargo y todo lo que se requiere. Esto puede llevar algún tiempo y requerir una estrecha consulta con su cliente. Sin embargo, es fundamental que el alcance del proyecto sea lo más preciso y detallado posible.
Debe elaborar una declaración del alcance del proyecto que todos entiendan. Será una declaración que resuma de forma sucinta y precisa el objetivo del proyecto. Por ejemplo:
“Nuestro equipo diseñará, desarrollará y poblará un nuevo blog en la web de nuestro cliente”.
2. Empezar a dividir el proyecto en partes más pequeñas
Ahora que tiene una idea de la imagen general, es el momento de ampliarla y ver qué piezas más pequeñas componen realmente esa gran declaración.
En nuestro ejemplo, el gestor de proyectos va a coordinar el diseño, el desarrollo y el contenido de un nuevo blog. Hay muchas piezas en movimiento y muchos componentes. El proyecto requerirá, por ejemplo, las siguientes partes:
- Un tema para el blog
- Directrices visuales
- Directrices sobre el tono de voz
- Un plan de contenidos
- Contenidos para el blog
Esto siempre variará en función de la declaración del alcance del proyecto que haya definido, pero es importante que piense en cada subproducto que tendrá que proporcionar para entregar el conjunto.
3. Explorar esas piezas para crear tareas
Ahora que tiene sus subproductos, es el momento de profundizar. Tomemos el tema, por ejemplo. Su equipo tendrá que completar el siguiente trabajo para crear ese sub-entregable:
- Realizar una investigación de la competencia
- Lluvia de ideas y pruebas de viabilidad
- Atención a la UI y UX
- Diseño de wireframes
- Desarrollo del tema
- Pruebas de calidad
Por supuesto, esto puede variar según las especificaciones del proyecto. Pero esto le da una idea de cómo tiene que empezar a pensar en las tareas constitutivas que conforman los sub-entregables. Esto le dará una buena visión del iceberg que descansa bajo la superficie, ayudándole a planificar con precisión los siguientes pasos.
4. Piensa en las dependencias
Algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan sido completadas. El diseño de los wireframes, por ejemplo, podría no tener lugar hasta que se haya creado una sección clave de las directrices visuales.
Estas dependencias hacen que su proyecto tenga un orden natural definido. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de su proyecto, esto puede convertirse en un gran dolor de cabeza. (Sin embargo, hay algunas herramientas que pueden ayudar, y las veremos pronto).
Una vez que haya organizado las tareas que deben ir primero, verá que su calendario empieza a adoptar una forma más convencional.
5. Calcule el tiempo necesario para cada tarea
Las tareas están ahora bien ordenadas, pero ¿con qué distancia deben estar?
Debe recurrir a su experiencia en marketing para crear estimaciones precisas para cada una de las tareas de su proyecto. Por ejemplo, es posible que tenga que dedicar tres semanas al desarrollo de los esquemas, pero sólo unos días a las pruebas de calidad.
Al espaciar las tareas en una línea horizontal, empezarás a ver que desarrollas de forma natural una estimación de cuánto puede durar un proyecto. Elaborar estimaciones precisas no es tarea fácil, y muchos directores de proyectos de marketing consultan a diversos profesionales para hacerse una idea mejor.
6. Evaluar sus recursos
Ahora que sabes lo que necesitas y cuánto tiempo te llevará, es el momento de rellenar los huecos. Los mejores gestores de proyectos de marketing acaban siendo capaces de tener en cuenta las capacidades y preferencias de su equipo. Esto puede ayudar a crear cronogramas más precisos.
Equilibrar las responsabilidades es difícil. Aunque una tarea determinada pueda durar cuatro horas, por ejemplo, los imprevistos pueden hacer descarrilar el proceso y esto puede repercutir en otras áreas del proyecto.
La gestión de proyectos exige que piense en sus pies y aproveche al máximo las herramientas de gestión de proyectos que tiene a su disposición.
7. Resumir los hitos importantes
El calendario del proyecto está casi listo, pero ahora hay que pensar en el seguimiento del progreso del proyecto a intervalos regulares. Este es un paso muy importante, ya que significa que su equipo puede obtener los comentarios y la aprobación que necesitan mucho antes del plazo final.
Esto significa que, si es necesario, puede tomar la iniciativa de ajustar los planes para asegurarse de que todo se mantiene en el buen camino. Los hitos deben colocarse con regularidad y basarse en determinados momentos clave, como la finalización de una tarea importante.
8. Elija el software correcto para construir su línea de tiempo
Ya ha planificado su calendario, pero ahora se trata de organizarlo de forma lógica, accesible y adaptable. Hasta ahora, era más fácil decirlo que hacerlo. Pero ahora hay muchas aplicaciones de gestión de proyectos de calidad a su disposición.
Software de cronograma de proyectos
Descubrirá que hay muchas opciones de software de cronología de proyectos en el mercado. A continuación, le mostramos las principales opciones que podrían ajustarse a sus necesidades de gestión de proyectos.
Monday.com
Monday es una herramienta visual que permite a los gestores de proyectos de marketing planificar, organizar y seguir los proyectos de su equipo. La plataforma se enorgullece de su fácil incorporación y rápida adopción, y ofrece seis vistas para ayudar a los equipos a seguir los planes y ajustarse al futuro.
“Como nuestros proyectos reúnen a equipos de varios departamentos, es genial tener un lugar central para comunicarse y colaborar. Monday.com tiene un enorme potencial, pero también encontramos algunos retos con él, como las subtareas, las notificaciones y el precio.”
Teamwork Projects
Se trata de una solución de gestión de proyectos basada en la nube que ayuda a las empresas y a los gestores de proyectos a gestionar las distintas partes de un proyecto para controlar los objetivos y los procesos empresariales. Las funciones incluyen listas de tareas, seguimiento del tiempo y mucho más.
“Es increíble cómo se configuran los proyectos y las tareas y todas las acciones que se pueden realizar en ellos para mantener las cosas registradas, actualizadas y organizadas. Me gustaría que hubiera una vista de calendario de todas las tareas asignadas para que pudieras ver la densidad de cómo se asignan las cosas y cuándo para que sea más fácil trabajar por adelantado.”
ProjectManager.com
ProjectManager
está diseñado para ayudar a los equipos a planificar, seguir y colaborar en línea. Una serie de cuadros de mando en tiempo real ayuda a mostrar los avances de los proyectos y lo que queda por hacer.
“ProjectManager.com es muy fácil de usar. Pudimos ponerlo en marcha en muy poco tiempo y ahora tenemos aproximadamente 300 proyectos que estamos gestionando y unos 70 recursos. Hay algunas funciones que no funcionan tan bien como me gustaría, pero espero que se actualicen en un futuro próximo.”
Workzone
Workzone
se describe a sí misma como robusta y potente, pero sencilla de utilizar. La herramienta ayuda a los gestores de proyectos a hacer un seguimiento del progreso y de los miembros del equipo, al tiempo que mide y mejora los resultados.
“El sistema proporciona una gran vista de estado de alto nivel, con la capacidad de profundizar en los detalles. La navegación por el sistema podría mejorarse en algunas áreas, como volver al punto en el que se encontraba en una página después de realizar un cambio, en lugar de actualizar toda la página.”
TeamGantt
Este software de gestión de proyectos en línea tiene como objetivo ayudar a los gestores de proyectos de marketing a planificar sus proyectos en cuestión de minutos mediante diagramas de Gantt.
TeamGantt
Su objetivo es hacer que la creación de estos gráficos sea sencilla para que la programación y la gestión de los proyectos sea un juego de niños.
“Una vez que empiezas a configurar tus proyectos, te das cuenta de que tiene características muy avanzadas y puede escalar mucho para satisfacer conjuntos de requisitos más grandes. Hay pequeños problemas de usabilidad, que se sienten en gran medida por el hecho de que el sistema se ejecuta en un navegador web”.
Forecast
Forecast es una plataforma de gestión de proyectos que automatiza completamente la planificación y programación de los mismos. La IA de Forecast convierte una lista de tareas en un sólido calendario de proyectos con estimaciones, personas y fechas de entrega previstas asignadas. Aplica sus datos históricos para reducir los gastos administrativos al mínimo. Además de la funcionalidad de planificación de recursos, Forecast tiene la pestaña de presupuesto, capaz de hacer las cuentas por usted también.
“Utilizo Forecast para programar el tiempo entre varios proyectos y clientes. Me permite ver rápidamente la proporción de tiempo asignada a cada cliente y, para cada proyecto, seguir el progreso hasta su finalización. Me permite ver a vista de pájaro cuándo me estoy retrasando en algo. Me ha ayudado a calcular con mayor precisión el tiempo que puede llevar cada proyecto o tarea. También proporciona una base sólida para explicar por qué no puedo aceptar trabajo adicional cuando mi tiempo está totalmente asignado”.
Plantilla de calendario del proyecto Filestage
¿Quieres crear tu propio calendario de proyectos con Google Sheets? Hemos elaborado esta plantilla gratuita de cronograma del proyecto para ayudarle a empezar.
Verá que todo el proyecto se ha dividido en una serie de etapas clave, y cada una de ellas en partes más pequeñas. Esas tareas más pequeñas se han trazado a lo largo del gráfico, mostrando el tiempo que debería llevar cada una y cuándo deberías esperar que estuvieran terminadas.
Puede ajustar la herramienta según sus necesidades, cambiando las fases clave del proyecto para que se ajusten a sus propios procedimientos internos. Una vez definidas con precisión, es cuestión de rellenar el gráfico con las tareas más pequeñas.
Decidir el nivel de detalle en esta fase es difícil y depende de sus propias preferencias. Si se pasa de la raya, verá que el calendario del proyecto se vuelve rápidamente inflexible y difícil de leer. Sin embargo, si es demasiado amplia, es posible que la utilidad de la herramienta se desvanezca.
A continuación se ofrecen algunos consejos clave a la hora de utilizar esta herramienta:
- No tengas miedo de ajustarlo según tus necesidades específicas.
- Siéntase libre de ajustar el diseño para que se adapte a su identidad de marca.
- Pide la opinión del resto del equipo.
- Sea lo más preciso posible, pero deje espacio para cierta flexibilidad.
Esperamos que la herramienta le ayude y estamos seguros de que creará unos calendarios de proyectos realmente impresionantes que harán que su proyecto sea todo un éxito.
5 plantillas de calendario de proyectos
¿Le interesa explorar una serie de opciones alternativas? A continuación, le presentamos otras cinco plantillas de calendario de proyectos.
Plantilla de Excel de Diagrama de Gantt por TeamGantt
TeamGantt ha tenido la amabilidad de elaborar una plantilla de Excel de diagrama de Gantt gratuita para los gestores de proyectos. La herramienta puede ahorrar mucho tiempo a los gestores de proyectos y eliminar muchas tareas tediosas de planificación que se convierten en una tarea pesada. La herramienta puede descargarse gratuitamente y es compatible con las versiones 200 y superiores de Excel, tanto en Mac como en Windows.
Plantilla de cronograma de proyectos de Bitrix24
Bitrix24 es una solución de gestión de proyectos gratuita que viene equipada con algunas plantillas de cronograma de proyectos precargadas. Esta vista de la línea de tiempo puede ayudar a los gestores de proyectos a sacar el máximo partido a un diagrama de Gantt para ver sus proyectos de una forma nueva. También se cubren las dependencias, lo que significa que una vez que se ha ajustado una tarea, esto se reflejará en todo el proyecto.
Plantilla de cronograma de gestión de proyectos de Lucidchart
Al final de este artículo, Lucidchart ofrece una variedad de plantillas de líneas de tiempo para la gestión de proyectos a través de su plataforma. Los gestores de proyectos de marketing pueden iniciar sesión en la plataforma para acceder a las plantillas, que están pensadas para ayudar a gestionar varios equipos, proyectos de gran envergadura y aquellos proyectos con una serie de hitos.
Plantilla de cronograma de proyectos de HubSpot
Cuando se utiliza de forma eficaz, Google Sheets tiene el potencial de ser un centro de gestión de proyectos (junto con el resto de G Suite), y la aplicación Sheets puede utilizarse para crear líneas de tiempo de proyectos. HubSpot ha tenido la amabilidad de elaborar una lista de las mejores plantillas de Google Sheets. Son gratuitos y están a disposición de los gestores de proyectos de marketing.
Plantilla de cronograma del proyecto de My Product Roadmap
Si está buscando impresionar con una plantilla de cronograma de proyecto hermosa y descriptiva, entonces podría considerar usar esta plantilla de cronograma de proyecto para PowerPoint que fue amablemente proporcionada por My Product Roadmap. Los gestores de proyectos son libres de añadir y editar su información, creando una línea de tiempo del proyecto que se adapte a su empresa.
3 Ejemplos de calendario de proyectos
¿Busca un poco de inspiración? A continuación, se presentan algunos de los mejores ejemplos de cronogramas de proyectos.
Cronograma del proyecto de marketing por Template.net
Template.net entiende que la planificación de un proyecto de gran envergadura puede resultar difícil muy rápidamente. Ha reunido 23 de los mejores ejemplos de líneas de tiempo de proyectos para ayudarte a sentirte inspirado. Con este recurso, podrá aprender de las mejores prácticas establecidas y reflexionar más profundamente sobre qué opción va a ser la más eficaz para sus necesidades particulares.
No sólo es útil desde un punto de vista práctico, sino que también puede ayudarle a profundizar en su comprensión de los plazos de los proyectos, para qué sirven y qué pueden conseguir.
Ejemplo de cronograma del sprint del proyecto por Venngage (#2)
Si te preocupa especialmente la estética de tu cronograma de proyecto, esta colección de buenas prácticas de cronograma de proyecto te ayudará a elaborar un cronograma creativo y visualmente atractivo que encantará a tu equipo.
No se trata sólo de la estética, por supuesto: hay grandes razones prácticas para esforzarse en el diseño de la línea de tiempo de su proyecto. También podrá aprender algunos trucos para hacer de su calendario de proyectos un documento agradable de ver y que apoye su marca.
Ejemplo de cronograma de proyecto por Realtimeboard
Esta es una plantilla de cronograma de proyecto eficaz que valora la simplicidad. Los gestores de proyectos pueden utilizarlo para crear calendarios de proyectos descriptivos y claros que inspiren al equipo. Sin embargo, para acceder a la herramienta, tendrá que crear una cuenta. Si buscas una herramienta sencilla, podría valer la pena investigar más a fondo.
Conclusión:
Un cronograma eficaz es absolutamente esencial para el éxito de su proyecto. Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender el valor de un buen calendario de proyectos y le haya proporcionado los conocimientos y las herramientas necesarias para elaborar uno para su proyecto.
